Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w portalu Edek jest Fundacja Polinezja, Harklowa 162, 38-243 Harklowa, KRS 0001080493, NIP 6852353689, REGON 527419366.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się listownie na powyższy adres z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”. Fundacja nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

2. Zakres przetwarzanych danych

• dane konta rodzica lub lidera: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, rola, zaszyfrowane hasło, daty akceptacji dokumentów i potwierdzenia e-mail;
• dane dzieci podane przez rodzica: imię, nazwisko i data urodzenia;
• dane związane ze zgłoszeniami do zajęć i kooperatyw: wybrane dziecko, status, daty złożenia i rozpatrzenia oraz osoba rozpatrująca;
• dane zajęć i kooperatyw wprowadzane przez liderów i administratorów;
• dane techniczne niezbędne do bezpieczeństwa i działania Portalu, takie jak identyfikator sesji, adres IP, czas i informacje o żądaniu.

3. Cele i podstawy prawne

• utworzenie i obsługa konta, zapisów i kooperatyw – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• obsługa danych dziecka działającego przez rodzica – wykonanie usług zamówionych przez rodzica (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• bezpieczeństwo Portalu, zapobieganie nadużyciom, ustalanie i obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes Fundacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• realizacja obowiązków wynikających z prawa oraz obsługa żądań organów – obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Akceptacja Regulaminu służy zawarciu umowy o korzystanie z Portalu, a potwierdzenie zapoznania się z niniejszą Polityką nie jest zgodą na przetwarzanie danych. Fundacja nie wykorzystuje tych zgód do marketingu.

4. Źródło i obowiązek podania danych

Dane Użytkownika są pozyskiwane bezpośrednio od niego. Dane dziecka podaje jego rodzic lub opiekun prawny. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, lecz konieczne do założenia konta lub skorzystania z odpowiedniej funkcji. Bez nich nie będzie możliwe świadczenie usługi.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Fundacji;
• liderzy i koordynatorzy – wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi prowadzonych kooperatyw, zajęć i zgłoszeń;
• dostawcy hostingu, utrzymania systemu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych i wsparcia IT, działający na podstawie umów powierzenia;
• organy publiczne lub inne podmioty, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Fundacja nie sprzedaje danych osobowych.

6. Okres przechowywania

• dane konta i bieżących zgłoszeń – przez okres posiadania konta i świadczenia usług;
• po usunięciu konta – do upływu terminów przedawnienia potencjalnych roszczeń lub przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane bezpieczeństwa i logi techniczne – przez okres niezbędny do wykrywania nadużyć, analizy incydentów i zapewnienia niezawodności, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że zapis jest potrzebny do wyjaśnienia konkretnego incydentu lub roszczenia;
• dane dziecka – do usunięcia ich przez uprawnionego rodzica, zamknięcia konta albo zakończenia wszystkich powiązanych spraw, z uwzględnieniem obowiązków i roszczeń wskazanych wyżej.

7. Prawa osób

W granicach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na adres Fundacji wskazany w punkcie 1. Przed realizacją żądania Fundacja może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do reprezentowania dziecka.

8. Dane dzieci

Portal jest przeznaczony dla pełnoletnich rodziców i opiekunów, a nie do samodzielnego używania przez dzieci. Rodzic powinien przekazywać wyłącznie dane niezbędne i jest odpowiedzialny za posiadanie prawa do działania w imieniu dziecka. Prawa dotyczące danych dziecka wykonuje jego przedstawiciel ustawowy, z uwzględnieniem praw dziecka wynikających z przepisów.

9. Pliki cookie

Portal używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do utrzymania sesji, logowania, zapamiętania wybranej opcji „Zapamiętaj mnie” oraz ochrony formularzy przed nadużyciami. Bez tych plików część funkcji Portalu nie działa prawidłowo. Portal nie używa cookie reklamowych ani analitycznych podmiotów trzecich.

10. Przekazywanie danych i automatyczne decyzje

Fundacja nie zamierza przekazywać danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości byłoby to konieczne, nastąpi wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO, a Polityka zostanie zaktualizowana. Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

11. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki

Fundacja stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, haszowanie haseł, weryfikację adresu e-mail i ograniczanie uprawnień według roli. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcji Portalu albo sposobu przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą obowiązywania.